Pogosto zastavljena vprašanja

Informacijski strežnik DMFA Slovenije je informacijski-logistični sistem za organizacijo in izvedbo tekmovanj iz znanj. Celovita in enovita podpora med drugim zajema

• urejanje GDPR pogodb s šolami in GDPR soglasij pri individualnih dostopih
• vodenje tekmovalnih evidenc,
• pripravo in distribucijo tekmovalnih gradiv,
• klasično ali spletno izvedbo tekmovanja,
• individualne vpoglede v tekmovalne dosežke in tekmovalna gradiva,
• natis in distribucijo priznanj tekmovalcev ter
• distribucijo potrdil strokovnim sodelavcem.

V preteklem šolskem letu smo logistično podprli 40 tekmovanj s 297000 tekmovalci in 21000 mentorji (podrobno). Za podrobnejše informacije o informacijskem sistemu se obrnite na infoserver@dmfa.si.

Pristop novega tekmovanja k informacijskemu strežniku je možen. Za podrobnejše informacije in morebitne tehnične zahteve se obrnite na infoserver@dmfa.si.

Priporočamo, da najprej na strežniku imenujete svojega pomočnika (enega ali več). Pomočnik ima enake pravice do urejanja matičnih evidenc (seznam učencev/dijakov in učteljev) kot odgovorna oseba, Ker vodje tekmovanj nimajo splošnega dostopa do matičnih evidenc, je evidentiranje pomočnikov nadvse koristno. Seveda pa ni smiselno, da za pomočnike imenujete vodje vseh tekmovanj.

Na meniju O šoli, alineja Vodje tekmovanj, je potrebno poskrbeti, da so prave osebe evidentirane kot vodje tekmovanj.

Na meniju Učitelji preverite evidenco učiteljev. Ker nekatere osebe sodelujejo pri tekmovanjih samo kot mentorji ali člani komisij, ne potrebujejo aktivnih vlog. Kar pa mora vsaka oseba podati soglasje za obdelavo podatkov v zvezi z določenim tekmovanjem, jim morate dodeliti latentne vloge (meni Učitelji) in poslati gesla za dostop do strežnika. Vsi vodje tekmovanj in drugi sodelavci morajo ob prvi prijavi na strežnik podati privolitev o obdelavi podatkov za namen določenega tekmovanja.

Na meniju Učenci/Dijaki je potrebno urediti matične evidence učencev/dijakov. Na tem mestu posebej poudarjamo, da se obdelava podatkov o učencih/dijakih lahko izvaja samo na podlagi osebne privolitve (osebe same ali zakonitega zastopnika). Šele, ko ste take privolitve pridobili, lahko osebe uvozite v strežnik. Uvoz je možen preko datoteke, ki jo izvozite iz šolskih evidenc in malenkostno prilagodite. Posebej opozarjamo, da se je izvoza/uvoza podatkov potrebno lotiti v pravem vrstnem redu:

• Iz šolske evidence lahko izvozite vse podatke (za npr. nek razred).
• Iz seznama odstranite vse osebe, za katere niste prejeli soglasja.
• Tako očiščen seznam prenesete na strežnik.

Zelo pomembno je, da na strežnik ne prenesete vseh podatkov in šele potem (na strežniku) odstranite odvečne osebe, saj to v resnici pomeni, da ste že naredili zunanjo obdelavo podatkov, čeprav je ne bi smeli.

Vse druge aktivnosti (razen urejanja matičnih evidenc) v zvezi s tekmovanji izvaja vodja tekmovanja oz. njegovi pomočniki enako kot v preteklih letih,

Vsa lanskoletna uporabniška imena in gesla za odgovorne osebe, pomočnike odgovornih oseb in vodje tekmovanj smo ohranili. Če kot vodja tekmovanja ali pomočnik odgovorne osebe svojega gesla ne najdete več, se obrnite na odgovorno osebno na šoli. Če kot odgovorna oseba gesla ne najdete, kontaktirajte administratorja strežnika.

Če je prišlo do spremembe vodje tekmovanja, mu geslo sedaj lahko dodeli odgovorna oseba s svojim dostopom (meni O šoli, alineja Vodje tekmovanj). Seveda je potrebno prej poskrbeti. da je vodja tekmovanja evidentiran v seznamu učiteljev (meni Učitelji).

Vodjo tekmovanja lahko na meniju O šoli spremeni (tj. določi drugo osebo) odgovorna oseba na šoli (ravnatelj) in hkrati novemu vodji pošlje tudi geslo. Prosimo, da se obrnete na vašo odgovorno osebo, da vam dodeli vlogo vodje in vam pošlje geslo. Seveda je potrebno prej poskrbeti. da je vodja tekmovanja evidentiran v seznamu učiteljev (meni Učitelji).

Posebej opozarjamo, da 'posojanje' uporabniških imen drugim osebam ni dovoljeno. Vsak učitelj mora imeti svoje uporabniško ime in geslo za vstop v Infoserver. Če je za dostop do strežnika potrebno pooblastiti več oseb, lahko to naredi vodja tekmovanja na meniju O tekmovanju.

Priporočamo vam, da odgovorna oseba na šoli (ravnatelj) na strežniku evidentira pooblaščeno osebo, ki tudi lahko ureja podatke o vodjih tekmovanj.

Prosimo, da natančno pregledate seznam podprtih tekmovanj. Če želenega tekmovanja ne najdete, se obrnite na organizatorja tega tekmovanja, še prej pa preverite, če imate sklenjeno ustrezno GDPR pogodbo. (To lahko preveri odgovorna oseba na šoli v meniju O šoli, Pogodbe GDPR.)

Vodjo tekmovanja lahko na meniju O šoli spremeni (tj. določi drugo osebo) odgovorna oseba na šoli (ravnatelj) in hkrati novemu vodji pošlje tudi geslo. Prosimo, da se obrnete na vašo odgovorno osebo, da vam dodeli vlogo vodje in vam pošlje geslo. Seveda je potrebno prej poskrbeti. da je vodja tekmovanja evidentiran v seznamu učiteljev (meni Učitelji).

Posebej opozarjamo, da 'posojanje' uporabniških imen drugim osebam ni dovoljeno. Vsak učitelj mora imeti svoje uporabniško ime in geslo za vstop v Infoserver. Če je za dostop do strežnika potrebno pooblastiti več oseb, lahko to naredi vodja tekmovanja na meniju O tekmovanju.

Priporočamo vam, da odgovorna oseba na šoli (ravnatelj) na strežniku evidentira pooblaščeno osebo, ki tudi lahko ureja podatke o vodjih tekmovanj.

Vsa bralna tekmovanja Centra Oxford so med ponujenimi tekmovanji (meni O šoli, alineja Vodje tekmovanj). Zaradi enotnosti poimenovanj so označena z BTCO XXX, kjer je XXX ustrezen jezik glede na stopnjo šolanja. Enako kot za vsa druga tekmovanja mora tudi pri bralnih tekmovanjih odgovorna oseba na šoli (ravnatelj) najprej določiti vodjo tekmovanja in mu dodeliti geslo. Če je vodja tega tekmovanja nekdo, ki že vodi katero drugo (jezikovno) tekmovanje, mu gesla ni potrebno ponovno pošiljati.

Tekmovanja iz znanja niso zakonsko opredeljena, zato je potrebno obdelavo (osebnih) podatkov pravno podpreti z ustreznimi pogodbami.

Pri izvedbi tekmovanj iz znanja preko Informacijskega strežnika imamo 3 (skupine) pravnih subjektov, katerih odnose je potrebno pravilno pravno urediti. Ključno pri tem je, kdo je obdelovalec in kdo upravljalec osebnih podatkov. Kot pravni subjekt nastopa:

• Organizator tekmovanja, ki je vedno upravljalec osebnih podatkov (v zvezi z določenim tekmovanjem).
• Šola, ki je na začetku (posredovanje osebnih podatkov v Infoserver) upravljalec, med tekmovanjem pa obdelovalec podatkov.
• DMFA Slovenije (kot ponudnik platforme Infoserver), ki je vedno obdelovalec podatkov.

Iz navedenega torej sledi, da mora vsaka šola skleniti pogodbo z DMFA Slovenije (kot ponudnik platforme Infoserver), kjer šola nastopa kot upravljalec in z vsakim organizatorjem, kjer šola nastopa kot obdelovalec. DMFA Slovenije (kot ponudnik platforme) pa z vsakim organizatorjem sklene pogodbo, kjer je organizator upravljalec podatkov. (Na spodnji sliki so s puščicami prikazana pogodbena razmerja. Puščica vedno kaže v smeri od upravljalca do obdelovalca.)

Ker je DMFA Slovenije hkrati tudi organizator tekmovanj, to pomeni, da šola sklene z DMFA Slovenije dve pogodbi, kjer pri eni šola nastopa kot obdelovalec, pri drugi pa upravljalec osebnih podatkov.

Dostop do neke aktivnosti na strežniku možen samo, če je bila sklenjena pogodba med ustreznimi pravnimi subjekti. Odgovorna oseba na šoli lahko v meniju O šoli, Pogodbe GDPR, vidi vse relevantne pogodbe za njihovo šolo in, če je potrebno, še nepodpisane pogodbe prenese s strežnika. (V evidenci so prikazani vsi organizatorji tekmovanj, ki nudijo tekmovanje za določeno stopnjo izobraževanja, npr. OŠ. Pogodbo pa seveda podpišete le, če želite sodelovati na katerem izmed tekmovanj tega organizatorja.)

Vse pogodbe se obojestransko podpisuje digitalno (tj. s certifikatom). Da pa digitalno podpisovanje ne bi bilo nepremostljiva ovira, je v elektronski pošti (spremnem dopisu) tudi navodilo s povezavo na (našo) posebno spletno stran, kjer lahko dokument podpišete z vašim faksimilom, nato pa ga opremimo z našim dig. podpisom.

V napisu GDPR soglasje ni urejeno za nobeno aktivno vlogo je treba biti pozoren na besedo aktivno. Latentna vloga ni aktivna vloga. Če ste tako sporočilo prejeli, je možno tudi, da nobene aktivne vloge sploh nimate.

Na meniju Vloge (GDPR) torej preverite ali imate kakšno aktivno vlogo (in podajte soglasje) ali pa se obrnite na vašo šolo, da vam dodelijo ustrezno aktivno vlogo.

Če ste določeno (aktivno) vlogo lani imeli, a niste podali soglasja za prenos v novo šolsko leto, se je vloga koncem avgusta izbrisala.

Latentna vloga ni aktivna vloga, ampak je namenjena predvsem temu, da se vaše ime lahko pojavi na različnih spustnih seznamih (npr. pri komisiji ali pri mentorstvu) pri določenem tekmovanju. Če želite kaj urejati v zvezi s tekmovanjem, potrebujete aktivno vlogo: vodja tekmovanja ali pomočnik vodje tekmovanja.

Če želite urejati zadeve v zvezi s šolskim tekmovanjem, sta primerni aktivni vlogi Vodja tekmovanja in Pomočnik vodje tekmovanja. Kot vodjo tekmovanja vas lahko določi odgovorna oseba na šoli, kot pomočnika pa vas lahko določi vodja tekmovanja (vendar morate v tem primeru že imeti latentno vlogo),

Po prijavi na strežnik se na osnovnem meniju vidijo le povezave do tistih aktivnosti/vlog, za katere ste podali soglasje za obdelavo podatkov. Pri prvem dostopu seveda nimate nobene povezave, navodila na strani pa pravijo, da lahko slednje uredite na alineji Vloge (GDPR) levo. Priporočamo, da na tej strani preberete tudi razdelek o latentnih vlogah.

Ne glede na vlogo/aktivnost mora vsak podati soglasje o obdelavi osebnih podatkov pri določenem tekmovanju oz. za doseganje namena določene vloge. Ker nekatere aktivnosti (npr. mentorstvo, članstvo v komisijah, nadzor na tekmovanju) same po sebi ne zahtevajo dostopa to strežnika, je zaradi podajanja soglasja potrebno imeti latentno vlogo (pri določenem tekmovanju). Torej je mentor tekmovalcu, član tekmovalne komisije ali strokovni sodelavec lahko* samo nekdo, ki

• ima pripisano latentno vlogo pri določenem tekmovanju na določeni šoli in
• je pri tej latentni vlogi pravočasno podal soglasje o obdelavi osebnih podatkov.

* Slednje je na strežniku implementirano tako, da osebe, pri katerih nista izpolnjena oba pogoja, na ustreznih spustnih seznamih sploh niso vidne. (Prikaz osebe na spustnem seznamu je namreč že obdelava podatkov.)

Če je nekdo že vodja tekmovanja na šoli ali pomočnik vodje, potem mu ni potrebno dodatno pripisati latentne vloge pri tem tekmovanju. Latentne vloge niso vidne meniju Izbira vloge.

Latentne vloge je možno urejati na dva načina.

Če ima neka oseba že dostop do strežnika (kot npr. vodja nekega tekmovanja ali pa preko latentne vloge pri nekem tekmovanju), potem lahko v osebne profilu, alineja Vloge (GDPR), sam sebi dodeli latentno vlogo pri drugem tekmovanju.

Odgovorna oseba/pomočnik odgovorne osebe lahko na meniju Učitelji ureja latentne vloge za vse učitelje. Latentne vloge je možno dodajati ali odvzemati. Pri dodajanju latentne vloge se uporabniku avtomatično pošlje elektronska pošta z geslom, možno pa je posameznim učiteljem (nosilcem latentnih vlog) gesla tudi posebej posredovati.

Menjava bo najhitreje opravljena tako, da se na strežnik prijavi bivši ravnatelj (oz. odgovorna oseba) in na meniju O šoli evidentira novega (oz. odgovorno osebo). Če imate evidentiranega pomočnika odgovorne osebe, lahko menjavo opravi pomočnik. Seveda je potrebno prej poskrbeti. da je nova oseba evidentirana v seznamu učiteljev (meni Učitelji).

Če bivši ravnatelj (oz. odgovorna oseba) menjave ne more opraviti, pomočnika pa tudi nimate evidentiranega, mora novi ravnatelj (oz. odgovorna oseba) kontaktirati administratorja strežnika, ki bo uredil zamenjavo.

Če ste izgubili/pozabili geslo za dostop do strežnika (ali pa gesla še nimate), kontaktirajte nadrejenega uporabnika oz. pristojnega administratorja v skladu s spodnjo preglednico, saj vam lahko geslo dodeli samo ta oseba.

Če pa ste geslo le 'dobro shranili' (tj. geslo si je zapomnil vaš brskalnik, vi pa ne), lahko shranjeno geslo uporabite za prijavo na strežnik, nato pa v svojem profilu geslo ponastavite.

Če staro/lansko geslo ni več veljavno, potem ste ga dobili le za tako aktivnost, ki je (npr. s koncem šolskega leta) prenehala, ali pa je za to aktivnost vam nadrejeni uporabnik (npr. ravnatelj, vodja aktiva) določil drugo osebo in ji dodelil geslo. Če ste imeli geslo le zaradi latentne vloge in se niste strinjali s prenosom latentne vloge v novo šolsko leto, potem je bila latentna vloga koncem avgusta izbrisana, s tem pa se je izgubilo tudi staro uporabniško ime in geslo.

Prosimo, da se oglasite pri ravnatelju vaše šole ali vodji ustreznega tekmovanja na vaši šoli (če latentno vlogo že imate, potrebujete pa npr. dostop kot pomočnik tekmovanja).

Če geslo, ki ste ga prejeli pred kratkim, ni veljavno, potem bo potrebno, da vam uporabniško ime in geslo dodelijo ponovno. (Razlog za nenadno ukinitev dostopa je lahko dodelitev vloge drugi osebi ali pa tudi nestrinjanje z obdelavo podatkov. Če se morda zgolj pomotoma kliknili, da se ne strinjate z obdelavo podatkov za dejavnost, ki jo predvideva določena vloga, ste s tem samemu sebi to vlogo odstranili. Če je bila ta vloga edina vloga, ste žal na ta način samemu sebi ukinili edini možni dostop.)

Če avtentikacija ne uspe, potem je geslo/uporabniško ime napačno vnešeno ali pa ni več veljavno (npr. lansko geslo ali pa prišlo do spremembe osebe, ki opravlja določeno aktivnost).

Napačno vnešeno geslo je najpogosteje res napačno vnešeno. Zgodili so se lahko hitri prsti, pomotoma uporaba Caps-Lock, zamenjava Y ali Z zaradi Qwerty/Qwertz tipkovnice, ... . Če ste geslo kopirali iz elektronske pošte, pazite, da ne zajamete odvečnih presledkov ali kakšnih drugih znakov (npr. vrstični razlom).

Če si je brskalnik geslo zapomnil (kar je s stališča varnosti sicer narobe), je povsem možno, da si je brskalnik zapomnil katero od starih neveljavnih gesel.

Predsednik šolske tekmovalne komisije nima posebej dodeljene vloge na strežniku, se pa njegova aktivnost beleži med strokovne aktivnosti (meni Šolsko tekmovanje, alineja Komisija).

Vodja tekmovanja lahko s svojim dostopom ureja vse v zvezi z organizacijo in izvedbo šolskega tekmovanja, za pomoč pa lahko na meniju O tekmovanju pooblasti tudi druge učitelje.

Organizator šolskega tekmovanja nima posebej dodeljene vloge na strežniku, se pa njegova aktivnost beleži med strokovne aktivnosti (meni Šolsko tekmovanje, alineja Komisija).

Vodja tekmovanja lahko s svojim dostopom ureja vse v zvezi z organizacijo in izvedbo šolskega tekmovanja, za pomoč pa lahko na meniju O tekmovanju pooblasti tudi druge učitelje.

Vodja tekmovanja lahko na meniju O tekmovanju za prijavo na tekmovanje in vnos dosežkov pooblasti še druge učitelje. Pooblaščeni učitelji lahko vnašajo podatke za tiste učence/dijake, ki so že evidentirani v seznamu vseh učencev/dijakov, ne morejo pa urejati teh evidenc. Urejanje matičnih podatkov o učencih/dijakih in učiteljih je omogočeno le odgovorni osebi na šoli in osebam, ki so za to posebej pooblaščene. Pooblaščeni učitelji tudi ne morejo s strežnika prenesti tekmovalnih nalog in rešitev, ampak mora to narediti vodja tekmovanja.

Pri prijavi na tekmovanje gre po vrsti za

• za vnos podatkov v zunanji informacijski sistem in
• natis prijavnice z že izpisanimi osebnimi podatki.

Osebni podatki iz šolskih evidenc se lahko po zakonu (tj. brez dodatnih soglasij) uporabljajo le za namen šolanja. Vse drugačne obdelave so dovoljene le po osebni privolitvi.

Ker je natis prijavnice z izpisanimi osebnimi podatki že obdelava osebnih podatkov, je to možno narediti šele, ko so bili podatki vneseni v InfoServer s soglasjem o obdelavi podatkov za namen prijave na tekmovanje. Sama prijavnica na tekmovanje pa je personalizirana in dodatno vsebuje soglasje za obravnavo podatkov in objavo dosežkov v skladu s pravilnikom določenega tekmovanja.

Ponovno podajanje soglasja ni potrebno, če ste v vašem internem obrazcu zajeli vse bistvene elemente našega obrazca.

Pridobljeno soglasje se nanaša na podatke, ki jih imate v trenutku prejema soglasja. Lanski podatki nimajo 'dovoljenja' za prenos v novo šolsko leto. Soglasja, ki so sedaj na voljo na strežniku, imajo klavzulo o dovoljeni obdelavi podatkov do preklica, kar pomeni, da se bo za vse podatke, ki jih boste v skladu s tem soglasjem prenesli na strežnik, obdelava lahko zaključila ob preklicu oz. najkasneje ob zaključku šolanja na šoli, kjer je bilo soglasje pridobljeno.

V informacijski strežnik je dovoljeno vnesti le osebne podatke za tiste učence/dijake, ki so podali soglasje za ustrezno obdelavo podatkov. Posebej to pomeni, da lanski podatki o učencih/dijakih niso bili preneseni, saj soglasje za prenos podatkov v novo šolsko leto ni bilo podano. Primer soglasja je na voljo na informacijskem strežniku, meni Učenci, lahko pa to soglasje smiselno pridružite drugim soglasjem, ki jih na vaši šoli že imate.

Podatke lahko enostavno uredite tako, da iz šolske evidence izvozite podatke v formatu CSV in jih naložite na strežnik (meni Učenci). Paziti je potrebno, da so v CSV datoteki zapisani pravilno oblikovani podatki v pravilno poimenovanih stolpcih. Podrobna navodila so na voljo na strežniku. Posebej opozarjamo, da se je izvoza/uvoza podatkov potrebno lotiti v pravem vrstnem redu:

• Iz šolske evidence lahko izvozite vse podatke (za npr. nek razred).
• Iz seznama odstranite vse osebe, za katere niste prejeli soglasja.
• Tako očiščen seznam prenesete na strežnik.

Zelo pomembno je, da na strežnik ne prenesete vseh podatkov in šele potem (na strežniku) odstranite odvečne osebe, saj to v resnici pomeni, da ste že naredili zunanjo obdelavo podatkov, čeprav je ne bi smeli.

Da. Ker obdelava osebnih podatkov pri tekmovanjih ne spada med obdelave, določene z zakonom ali po uradni dolžnosti, jih lahko obdelujemo le na podlagi osebne privolitve. V Informacijski strežnik lahko torej uvozite le tiste učence/dijake, za katere ste pridobili privolitve. Dostop do urejanja matičnih evidenc (učenci/dijaki, učitelji) je možen le odgovornim osebam na šoli ali njihovim pooblaščencem. Prosimo, da se obrnete na tiste osebe na vaši šoli, ki so odgovorne za urejanja matičnih evidenc.

Matična evidenca je zbirka osebnih podatkov, ki jo lahko ureja samo ravnatelj (odgovorna oseba) in tiste osebe, ki jih za to ravnatelj posebej pooblasti. Posebej to pomeni, da urejanje osebnih podatkov tekmovalcev ni avtomatično omogočeno vsem vodjem tekmovanj.

Matična evidenca je zbirka osebnih podatkov, ki jo lahko ureja samo ravnatelj (odgovorna oseba) in tiste osebe, ki jih za to ravnatelj posebej pooblasti. Posebej to pomeni, da urejanje osebnih podatkov učiteljev ni avtomatično omogočeno vsem vodjem tekmovanj.

Če sistem zavrača vnos, potem ime najverjetneje res ni povsem pravilno zapisano.

Pravilno je potrebno uporabljati veliko začetnico. Precej pogosta napaka pa so (odvečni) presledki pred/za imenom oz. med več imeni ali posebni/skriti znaki (npr. TAB, CRLF). ki se prikradejo v ime, ko ga kopirate od drugod. V tem primeru bo najbolje, da ime ročno ponovno vnesete.

Podpis morate v skeniranje posredovati na posebnem obrazcu s črtno kodo, ki je dosegljiv na strežniku. Ne podpisujte se na drugačen papir, niti ga ne skenirajte sami, saj je potrebno podpis pravilno skenirati in ustrezno grafično obdelati.

Za tekmovanje na šolski ravni morate pred tem tudi na strežniku ob evidentiranju predsednika tekmovalne komisije (menI Šolsko tekmovanje, alineja Tekmovalna komisija) označiti, da želite za podpisovanje uporabiti skeniran podpis. Če tega ne označite, obrazec sploh ne bo dosegljiv.

E-poštni naslov učitelja lahko spremeni (meni Učitelji) odgovorna oseba na vaši šoli ali njegov pooblaščenec, osebni e-naslov pa je možno spremeniti tudi pri individualnem dostopu.

E-poštni naslov ni obvezen podatek, je pa v duhu e-poslovanja ta podatek nadvse koristen.

Vsak tekmovalec mora pred tekmovanjem prejeti prijavnico. Prijavnico lahko prejme v fizični obliki (papir) ali pa po elektronski poti. Če boste na šoli uporabili interne komunikacijske kanale, morate sami pravilno poskrbeti, da bo vsaka oseba prejela pravo prijavnico (PDF z uporabniškim imenom in geslom). Če so na strežniku že evidentirani kontaktni e-poštni naslovi učencev/dijakov, pa lahko vsem evidentiranim tekmovalcem pošljete prijavne podatke preko strežnika (in sistem bo poskrbel, da bo vsak prejel prave prijavne podatke).

Po vrsti je potrebno izvesti naslednje aktivnosti

• Pri prvem dostopu je potrebno podati soglasje za obdelavo podatkov v zvezi z določenim tekmovanjem.
• Na meniju Tekmovanje, Šolsko tekmovanje, alineja Tekmovalna komisija, je potrebno evidetnirati organizatorja tekmovanja in predsednika tekmovalne komsije.
• Na meniju Tekmovanje, Šolsko tekmovanje, alineja Prijava na tekmovanje, izvedete prijavo na tekmovanje.

Če na nekem meniju ne vidite določenih oseb, a bi tam morali biti, je težava v tem, da soglasja za obdelavo podatkov še niso podana, Za pomoč pri tem se morate obrniti na odgovorno osebo na šoli ali pomočnika/pomočnike, ki jih je odgovorna oseba pooblastila. Vsekakor pa preberite navodila, ki so dosegljva s posameznih strani za vsako izmed zgoraj opisanih aktivnost, sledite navodilom in bodite pozorni na roke izvedb posameznih aktivnosti.

V spustnem seznamu se pojavijo samo osebe, ki

• so potencialni kandidati za udeležbo glede na leto šolanja oz. učni program
• in imajo urejeno GDPR soglasje.

Urejeno GDPR soglasje pomeni, da so bili iz internega informacijskega sistema na šoli v Informacijski strežnik preneseni samo tisti učenci/dijaki, ki so (oni ali njihovi zakoniti zastopniki) podali pisno soglasje o prenosu in obdelavi podatkov. Posebej to pomeni, da lanski podatki o učencih/dijakih niso bili preneseni, ampak jih je treba prenesti/v sistem uvoziti ponovno in sicer samo za tiste osebe, ki so podale soglasje. Prijava na določeno tekmovanje potem poteka na običajen način (s pomočjo že izpolnjene prijavnice na strežniku; kar je zaradi podanega soglasja dopustno narediti).

Kot vodja/pomočnik vodje tekmovanja manjkajoče osebe ne morete dodati, ampak mora to narediti odgovorna oseba ali njen pooblaščenec, saj imajo samo te osebe pravico urejanja matičnih evidenc.

Na strežniku je možno evidentirati učitelja kot mentorja tekmovalcu pri nekem tekmovanju samo, če je učitelj podal soglasje za obdelavo podatkov za namen izvedbe tega tekmovanja.

Če je nekdo že evidentiran kot vodja tekmovanja ali pomočnik vodje tekmovanja, je moral podati soglasje za obdelavo podatkov pri tem tekmovanju in te osebe se že pojavijo v spustnem seznamu. Ker pa so lahko mentorji tudi učitelji, ki niso vodje tekmovanj ali pomočniki, jim mora ravnatelj ali pooblaščena oseba dodeliti latentno vlogo pri tem tekmovanju na tej šoli. Z dodeljeno latentno vlogo dobi oseba dostop do strežnika in šele ko oseba sama poda soglasje za obdelavo podatkov, se njeno ime pojavi na spustnih seznamih (pri mentorstvih in pri članih komisije). Nobena druga vloga na strežniku ne zagotavlja prikaza v spustnih seznamih. Na meniju Tekmovanje, O tekmovanju, alineja Pomoč pri izvedbi je možno videti, kdo vse ima latentno vlogo pri določenem tekmovanju. Vodja tekmovanja lahko s tega menija pošlje opomnik z geslom osebi, ki sicer latentno vlogo že ima, a (še) ni podala soglasja o obdelavi podatkov.

Opozoriti velja, da je dovolj nekomu podeliti latentno vlogo pri enem tekmovanju, saj lahko vsak sam sebi doda latentne vloge pri poljubno tekmovanjih. Dodajanje latentnih vlog seveda ne pomeni, da je nekdo dejansko sodeloval pri tekmovanju, ampak je le pravni korak, s katerim vsak zase pove, pri katerih tekmovanjih je pripravljen sodelovati in se lahko zato njegovo ime pojavi na ustreznih spustnih seznamih (znotraj strežnika in le v povezavi z določenim tekmovanjem).

Na strežniku je omogočeno samo beleženje natančno določenih mentorstev (tj. oseba je mentor tekmovalcu na neki stopnji tekmovanja), ni pa možno zabeležiti abstraktnega mentorstva (tj. 'mentor pri tekmovanju'). Vsak tekmovalec ima lahko največ enega mentorja. V 1. razredu OŠ je možno zabeležiti tudi vzgojitelja.

Mentorstvo tudi ni aktivna vloga na strežniku, je pa potrebno osebi pred evideniranjem mentorstva dodeliti latentno vlogo pri določenem tekmovanju, da se oseba sploh pojavi na spustnih sezamih pri tem tekmovanju.

Vodja tekmovanja je en sam in ga določi ravnatelj/odgovorna oseba (meni O šoli, alineja Vodje tekmovanj). Pomočnikov vodje tekmovanja je lahko več in jih določi vodja tekmovanja (meni Tekmovanje/O tekmovanju).

Učenec ali dijak se na tekmovanje prijavi pri vodji tekmovanja na šoli ali osebi, zadolženi za izvedbo tekmovanja. Prijava na tekmovanje je možna samo za vstopno stopnjo tekmovanja. Za višje stopnje tekmovanj neposredna prijava ni možna, ampak so tekmovalci na to stopnjo vabljeni glede na dosežek na predhodni stopnji tekmovanja.

Prijavo na tekmovanje lahko naredi le vodja tekmovanja ali oseba (pomočnik), ki jo imenuje vodja tekmovanja. Podrobnejša navodila so na voljo na strežniku, meni določenega tekmovanja. Vodja tekmovanja lahko na tekmovanje prijavi samo učence/dijake, ki so že v matičnih evidencah, evidenc samih pa ne more dopolnjevati oz. spreminjati.

Najprej je potrebno tekmovalca prijaviti. Prijavo naredite na običajen način - torej povsem enako, kot za druge tekmovalce. Ko ste prijavo uredili, na meniju izberite alinejo Prilagojena gradiva za slepe in slabovidne in pri izbranem tekmovalcu označite ustrezno prilagoditev. Zaradi občutljivosti podatkov je alineja dostopna samo vodjem tekmovanj. Pri naročanju prilagojenih gradiv se zelo striktno držimo roka prijave (praviloma dva tedna pred tekmovanjem).

Prilagojena gradiva za slepe in slabovidne so na voljo v sodelovanju s centrom IRIS (kontakt: pripomocki@center-iris.si). Centru IRIS bomo posredovali le podatke o želenem načinu prilagoditve in tekmovalni skupini, za katero želite določena gradiva, imena tekmovalca Centru IRIS ne bomo posredovali.

Prijavnico (z geslom za individualni dostop) lahko ponovno pridobite samo na isti šoli, kjer ste jo dobili tudi prvič. Obrnite se na vašega učitelja pri ustreznem predmetu ali na vodjo tekmovanja na šoli.

Posebej poudarjamo, da vam tajnik/koordinator tekmovanja kopije prijavnice ne more posredovati.

Na strežniku je možno evidentirati učitelja kot člana tekmovalne komisije samo, če je učitelj podal soglasje za obdelavo podatkov za namen izvedbe tega tekmovanja. To načelo velja za vse komisije na vseh stopnjah tekmovanj.

Če je nekdo že evidentiran kot vodja tekmovanja ali pomočnik vodje tekmovanja, je moral podati soglasje za obdelavo podatkov pri tem tekmovanju in te osebe se že pojavijo v spustnem seznamu. Ker pa so lahko člani komisij tudi učitelji, ki niso vodje tekmovanj ali pomočniki, jim mora ravnatelj ali pooblaščena oseba dodeliti latentno vlogo pri tem tekmovanju na tej šoli. Z dodeljeno latentno vlogo dobi oseba dostop do strežnika in šele ko oseba sama poda soglasje za obdelavo podatkov, se njeno ime pojavi na spustnih seznamih (pri članih komisije in pri mentorstvih). Nobena druga vloga na strežniku ne zagotavlja prikaza v spustnih seznamih. Na meniju Tekmovanje, O tekmovanju, alineja Pomoč pri izvedbi je možno videti, kdo vse ima latentno vlogo pri določenem tekmovanju. Vodja tekmovanja lahko s tega menija pošlje opomnik z geslom osebi, ki sicer latentno vlogo že ima, a (še) ni podala soglasja o obdelavi podatkov.

Opozoriti velja, da je dovolj nekomu podeliti latentno vlogo pri enem tekmovanju, saj lahko vsak sam sebi doda latentne vloge pri drugih tekmovanjih. Prav tako lahko vodja nekega tekmovanja sam sebi dodeli latentno vlogo pri drugem tekmovanju. Dodajanje latentnih vlog seveda ne pomeni, da je nekdo dejansko sodeloval pri tekmovanju, ampak je le pravni korak, s katerim vsak zase pove, pri katerih tekmovanjih je pripravljen sodelovati in se lahko zato njegovo ime pojavi na ustreznih spustnih seznamih (znotraj strežnika in le v povezavi z določenim tekmovanjem).

Pozorno poglejte, katera soglasja imate urejena. Da bi lahko vnašali dosežke ali prijavljali tekmovalce, potrebujete aktivno vlogo: vodja tekmovanja ali pomočnik vodje tekmovanja.

Latentna vloga ni dovolj, je pa latentna vloga potrebna, da bi vas lahko npr. vodja tekmovanja dodal kot pomočnika pri nekem tekmovanju.

PIN ovojnice ni možno ponovno pridobiti, vendar pa lahko ponovno pridobite geslo za individualni vpogled. Zaradi zagotavljanja tajnosti pri vrednotenju vam lahko vodja tekmovanja na vaši šoli po objavi neuradnih rezultatov tekmovanja razkrije geslo za dostop in posreduje informacijo o šifri, pod katero komisija vrednosti vaš izdelek.

Individualni vpogled v dosežek na tekmovanju je možen na strani rezultati.dmfa.si, povezave do te spletne strani vodijo tudi z naslovne spletne strani DMFA Slovenije ali pa podstrani, namenjeni tekmovanjem. Do dosežkov boste najhitreje dostopili z uporabo QR kode, ki je natisnjena na listu z geslom.

Po objavi uradnih rezultatov je pri individualnem vpogledu vidno tudi doseženo mesto, morebitno osvojeno priznanje ter informacija o morebitni uvrstitvi na naslednjo stopnjo tekmovanja.

Ugovor na vrednotenje je potrebno podati na način, ki je opisan v pravilniku oz. razpisu tekmovanja. Če je ugovor plačljiv, ga je potrebno vložiti elektronsko, prav tako moramo do izteka roka za vložitev prejeti potrditev banke o prejemu nakazila. Postopek elektronske vložitve ugovora:

• S pomočjo gesla za individualni dostop se prijavite v vpogled dosežkov tekmovalca.
• V skladu z navodili na strani zapišite besedilo ugovora k vsaki nalogi posebej.
• Po zaključku pisanja besedil ugovorov k posameznim nalogam izpolnite še polji e-naslov vlagatelja in IBAN za vračilo, ki se nahajata na dnu strani ter vložite ugovor.
• Po elektronski pošti boste prejeli potrditev vložitve ugovora, kjer bo tudi zapisan znesek za plačilo in sklicna številka.
• V predpisanem roku izvedite plačilo na račun DMFA Slovenje (IBAN SI56 0205 3001 1983 664) in pri plačilu obvezno navedite sklicno številko. Če sklicna številka ne bo navedena, plačila ne bomo mogli povezati z vloženim ugovorom in komisija ugovora ne bo obravnavala.

Mentorji tekmovalcev pravzaprav nimajo aktivne vloge na strežniku. Aktivno vlogo na strežniku ima vedno vodja tekmovanja na šoli, zato je potrjevanje vedno omogočeno za vodjo tekmovanja. Vodja poda soglasje k ugovoru na meniju Tekmovanje, Regijsko tekmovanje oz. Državno tekmovanje, alineja Ugovori na vrednotenje.

Ne. Priznanje je uradna listina, katere način izdaje je predpisan s pravilnikom. Prav tako tudi pri nobenem organizatorju tekmovanj ni možno dobiti 'praznih' predlog za natis. Nekatera žlahtnejša priznanja so tudi opremljena s QR kodo, ki omogoča pridobitev elektronskega digitalno podpisanega izpisa iz evidence, ki potrjuje istovetnost določenega priznanja.

Seveda se pri odpremi tako velike količine tiskovin lahko zgodijo napake pri pakiranju, vendar dolgoletna praksa kaže, da so skoraj vse "izgubljene" tiskovine bile poslane na prave šole, samo pri razdeljevanju na šoli je prišlo do napake. Zato vas prosimo, da preden na strežniku (meni O šoli, Popravki/ponatisi tiskovin) označite neko tiskovino kot izgubljeno, pri vseh vodjih tekmovanj na šoli oz. razrednikih preverite ali niso morda tiskovino vzeli pomotoma. Posebej poudarjamo, da je zaradi tehnologije natisa in odpreme skoraj neverjetno, da bi manjkale tiskovine iz sredine kupa tiskovin iste vrste.

V evidenci na strežniku so vse izdane tiskovine, evidenca je priložena tudi k vsakemu kupu tiskovin iste vrste. Če tiskovine/priznanja v evidenci ni, priznanje sploh ni bilo podeljeno in v tem primeru ne moremo govorili o 'izgubljeni' ali 'manjkajoči' tiskovini. Ker se vsa priznanja podeli v skladu s pravilnikom in natisne krepko po zaključku vseh tekmovanj, to pomeni, da 'manjkajoče' priznanje tudi naknadno ne more biti podeljeno. Koristno je tudi preveriti, če je bil dosežek za določenega tekmovalca sploh vnešen.

V vseh primerih gre za napako s strani šole, zato je popravek in ponoven natis plačljiv. Če gre za popravek imena tekmovalca/učitelja, se popravek evidentira na meniju O šoli, Popravki/ponatisi tiskovin.

Imen šol po natisu ne spreminjamo. Rok za sporočanje sprememb imen šol se vedno izteče v sredini aprila, zato je potrebno z morebitnimi popravki počakati na začetek novega šolskega leta.

Se je pa na tem mestu potrebno zavedati, za kakšno napako gre. Če gre za zgolj za napako pri zapisu imena, potem je to tehnični popravek, kot je opisano v prvem odstavku. Če pa gre za vsebinsko napako (ime pravzaprav ni narobe zapisano, ampak gre drugo osebo), nas posebej kontaktirajte, saj vsebinski popravki po objavi uradnih rezultatov niso več možni.

Vsa priznanja morajo biti podpisana in žigosana v skladu s pravilnikom ustreznega tekmovanja.

Na vseh priznanjih je izpisano ime predsednika tekmovalne komisije. Če priznanje na šolskem nivoju še ni opremljeno s skeniranim podpisom, ga podpišite na šoli. Pri podpisovanju pazite, da se podpiše prava oseba s primernim pisalom.

Priznanja imajo praviloma že prednatisnjene žige, zato ponovno žigosanje z žigom šole ni potrebno in niti ni dovoljeno. Če gre za priznanje na šolskem nivoju in še ni žigosano, ga žigosate z žigom šole. Pri žigosanju pazite, da se žig ne razmaže in še svež žig ne prenese na kakšno drugo tiskovino.

Če se podpisovanju ali žigosanju zmotite oz. poškodujete tiskovino, je možno (kot plačljivo storitev) na meniju O šoli, Popravki/ponatisi tiskovin naročiti ponoven natis,

Prošnjo za ponoven natis je potrebno evidentirati na meniju O šoli, Popravki/ponatisi tiskovin in v skladu z navodili na strežniku morate na DMFA Slovenije vrniti originalni izvod poškodovanega obrazca. Seveda je potrebno razlikovati med našo napako (slab natis/poškodba predloge) in poškodbo tiskovine z vaše strani (napačno žigosanje, napačno podpisovanje, polivanje s kavo, ...).

Brezplačen prepis potrdila (tj. Izpis iz evidence strokovnega sodelovanja) lahko v elektronski obliki pridobite na vaši šoli.

Dostop do evidence ima ravnatelj vaše šole. Na strežnik se mora prijaviti z osebnim geslom, evidenca je dosegljiva na meniju Učitelji, alineja Izpis iz evidence.

Ne, elektronsko digitalno podpisano potrdilo je pravno veljaven dokument. Potrdilo je opremljeno s QR kodo, v kateri se skriva povezava na (skrit) spletni naslov na strežniku www.dmfa.si. Ko z npr. mobilnim telefonom ali pa namizno aplikacijo poskenirate QR kodo, vas bo brskalnik preusmeril na spletno stran, kjer bodo izpisani ključni metapodatki potrdila, na voljo pa bo tudi povezava do digitalno podpisanega izvirnika dokumenta.

Potrdilo o strokovnem sodelovanju lahko natisnete sami, priporočamo pa, da shranite izvorno digitalno podpisano potrdilo (PDF dokument). Prejemnik natisnjene verzije potrdila lahko s pomočjo QR kode potrdilo verificira ali pa pridobi originalni digitalno podpisan izvod v formatu PDF.

Ne. Elektronska digitalno podpisana potrdila o strokovnem sodelovanju za vse stopnje vseh tekmovanj na Informacijskem strežniku izdamo hkrati (torej šele potem, ko se zaključijo tudi državne ravni vseh tekmovanj).

Predčasno izdajanje/pošiljanje individualnih potrdil (ali celo izdajanje ločenih potrdil za npr. samo šolsko stopnjo) bi bilo glede na količino vseh potrdil praktično neizvedljivo.

Digitalno podpisovanje dokumenta je overjanje dokumenta s pomočjo osebnega digitalnega potrdila in je osnovni gradnik sodobnega brezpapirnega poslovanja. Digitalno podpisovanje je zakonsko skladno in enakovredno klasičnemu podpisovanju. Pri digitalnem podpisovanju pogodb je pomembno, da so vsi podpisi digitalni, zato je treba podpisovanje izvesti na način, ki ne spreminja interne strukture dokumenta (npr. odstrani že obstoječ podpis).

1. Dokument, ki ste ga prejeli v PDF obliki, odprite v bralniku PDF dokumentov, ki podpira digitalno podpisovanje PDF obrazcev (priporočamo Adobe Acrobat Reader, ki je na straneh proizvajalca prosto dostopen). Čeprav spletni brskalniki omogočajo prikaz PDF, praviloma ne omogočajo digitalnega podpisovanja.
2. Na dnu dokumenta je polje za digitalno podpisovanje, ki je posebej označeno (npr. z rdečo puščico). Kliknite na polje in iz ponujenega seznama kvalificiranih digitalnih potrdil izberite želeno (praviloma izdajatelja SIGEN, lahko pa tudi Klik NLB, Halcom, Pošta Slovenije).
   Izjavo za ZPIZ je treba pred podpisovanjem še izpolniti - tj. označiti vaš status zaposlitve zaradi pravilnega obračuna prispevkov. Pogodba ima na dnu pravzaprav DVE polji za digitalno podpisovanje. Levo polje je namenjeno vam (avtorju), desno polje pa pustite prazno, saj bo pogodbo na koncu podpisal še predsednik DMFA Slovenije.
3. Po podpisu datoteko (vsako posebej) shranite (kot PDF) in jo kot priponko k elektronski pošti pošljite na naslov vlozisce@dmfa.si. V e-poštno sporočilo ne pišite ničesar, saj te pošte ne bo nihče (človek) bral, ampak bo avtomatiziran proces pripeto datoteko (eno ali več) samo ustrezno obdelal, o čemer boste s povratno pošto čez nekaj časa tudi obveščeni. Za morebitna dodatna vprašanja v zvezi z digitalnim podpisovanjem smo na voljo na naslovu infoserver@dmfa.si.

Če kvalificiranega digitalnega potrdila še nimate, priporočamo uporabo potrdila SIGEN. Za potrdilo lahko brezplačno zaprosite na upravni enoti. Prvo prošnjo je potrebno vložiti osebno, ponovno izdajo po izteku veljavnosti lahko uredite na daljavo. Ker je možno SIGEN potrdilo uporabljati pri vedno več upravnih zadevah (ali pri e-poslovanju z drugimi pravnimi osebami), verjamemo, da se boste za potrdilo SIGEN čim prej odločili. Zavedamo se, da je osebno vlaganje prošnje zelo zamudno, a smo prepričani, da bo kasnejša uporaba (pri DMFA Slovenije ali drugje) odtehtala ves vložen čas in trud.

Pregledovalniki PDF datotek, ki so vgrajeni v brskalnike, praviloma digitalnega podpisovanja NE OMOGOČAJO, ampak je zato potrebno uporabiti samostojen program. Poudariti velja, da je uporaba samostojnega programa za pregledovanje PDF datotek tudi sicer priporočljiva, saj poznamo primere, da slike na tekmovalnih polah v formatu PDF v brskalnikih NISO bile pravilno prikazane.

Da pa digitalno podpisovanje ne bi bilo nepremostljiva ovira, je v elektronski pošti (spremnem dopisu) tudi navodilo s povezavo na (našo) posebno spletno stran, kjer lahko dokument podpišete z vašim faksimilom, nato pa ga opremimo z načim dig. podpisom.

Ne, papirno in digitalno podpisovanje sta nezdružljiva. Digitalno podpisan dokument je veljaven le v elektronski obliki. V primeru več podpisnikov (npr. pri pogodbah) to pomeni, da morajo vsi podpisniki dokument podpisati digitalno in sicer tako, da vsak nadaljnji podpisnik ohrani vse predhodne digitalne podpise.

(To vprašanje se pravzaprav nanaša samo na tekmovanja v organizaciji DMFA Slovenije, vendar je pričakovati, da so tudi za druga tekmovanja odgovori enaki.)

V pozivu za dopolnitev vloge se pogosto pojavijo naslednja vprašanja:

• Ali ima organizator javno objavljen akt o organizaciji ali izvedbi tekmovanja?
  Da, pri vseh tekmovanjih imamo javno objavljen pravilnik.
• Ali je tekmovanje organizirano v dveh ali več stopnjah in sicer na ravni izobraževalne ustanove, občinsko ali regionalno?
  Da, vsa selekcijska tekmovanja so vsaj dvostopenjska, kar je razvidno iz ustreznega pravilnika.
• Ali je uvrstitev tekmovalcev na državno tekmovanje možna le na podlagi rezultata na predhodni stopnji tekmovanja?
  Da, to je razvidno iz javno objavljenega pravilnika.
• Ali se tekmovanja pod enakimi pogoji lahko udeležijo udeleženci posamezne ravni ali stopnje izobraževanja ustreznih smeri vseh izobraževalnih ustanov v RS?
  Da, to je razvidno iz javno objavljenega pravilnika.
• Ali je tekmovanje sofinancirano iz javnih sredstev (vir financiranja)?
  Vsa selekcijska in interesna tekmovanja so sofinancirana iz javnih stredstev, druga tekmovanja financiramo iz lastnih sredstev. Selekcijska in interesna tekmovanja so na spleteni strani posebej označena (z ali z ).

Predlagamo, da kot dokazilo za vse točke razen zadnje navedete povezavo do pravilnika ustreznega tekmovanja.